- tabele de date (table)
- formulare pentru introducerea datelor în tabele (form)
- rapoarte (report) , sinteze din datele tabelelor
Baza de date este formată dintr-unul sau mai multe tabele între care se pot stabili legături numite relaţii .Pentru gestionarea datelor din baza de date , trebuie utilizat un software numit Sistem de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD).Gestiunea bazelor de date presupune totalitatea operaţiilor care se fac asupra datelor din baza de date. Într-o bază de date , pentru fiecare entitate este organizată structura numită tabelă , atributele reprezintă coloanele tabelei , iar valorile sunt informaţiile din fiecare rând al tabelei.
O tabelă reflectă relaţia dintre atributele unei entităţi şi valorile acestora . Din acest motiv , bazele de date în care entităţile sunt organizate în tabele se numesc baze de date relaţionale .
Noţiunea de cheie primara - PRIMARY KEY
Cheia primara identifică în mod unic o înregistrare a tabelei.Poate fi :cheie simplă -formată dintr-o singură coloană sau cheie compusă (multiplă)- formată din mai multe coloane .Într-un tabel pot exista mai multe coloane (sau set de coloane) ce pot conţine valori unice. Aceste coloane sunt chei candidat
Stabilirea cheii primare se poate face prin douã modalitãti, dupã cum urmeazã:
1. se selecteazã câmpul respectiv;
2. a) se selecteazã butonul cheie din bara de instrumente Database;
b) se activeazã opþiunea Primary Key din meniul Edit sau Design.
Modalitati de vizualizare a tabelelor
- Datasheet View ( ): permite introducerea de date (articole) în tabel.
- Design View ( ): este modul de vizualizare în care se defineşte structura tabelului bazei de date (modul care permite introducerea câmpurilor cu tipul de data asociat şidescrierea corespunzătoare).
Pentru a comuta între modurile datasheet view şi design view, se executa clic pe butonul din colţul stânga-sus al ferestrei aplicaţiei Microsoft Access
Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare
- Field name (Numele câmpului ) - reprezintă numele sugestiv al atributului
- Data Type ( Tipul câmpului ) - este o caracteristică ce stabileşte modul în care datele sunt înregistrate pe suportul de memorare şi modul în care acestea sunt interpretate şi prelucrate şi poate fi text , numeric,etc
- Field size (Dimensiunea câmpului): în aceastã zonã se introduce numãrul maxim de caractere permis pentru câmpul respectiv, în funcþie de tipul de date al acestuia.
- Format - Formatul în care sunt afişate datele
- Input Mask (Formatul de introducere): se referã la impunerea unui anumit format pentru toate datele incluse în cadrul acestui câmp. O mascã de intrare este folositã într-un câmp pentru a formata informaţia şi a controla ce valori pot fi introduse. Utilizatorul va putea introduce în câmp exact formatul impus de mască, în caz contrar Access va afişa un mesaj de eroare
- Caption (Eticheta): permite specificarea unui anumit nume atribuit câmpului, nume care va fi afişat în cadrul rapoartelor, formularelor, tabelelor.
- Default value (Valoare automatã): este valoarea atribuitã automat atunci când utilizatorul nu introduce nici o valoare în acel câmp.
- Validation rule (Regulile de validare): testeazã prin intermediul unui criteriu (expresie Access) valorile introduse în câmpurile bazei de date şi nu lasã introducerea de date care nu respectã acel criteriu.
- Validation TEXT (Text de validare): Conţine textul care va apãrea pe ecran în cazul în care valoarea introdusã în câmp nu respectã criteriul impus de regula de validare.
- Required (Cerinţe): se stabileşte dacã prin introducerea unei înregistrãri în cadrul tabelei este obligatorie şi completarea respectivului câmp.
- Indexed (Indexare): dintr-o listã derulantã se poate alege între un index care admite valori duplicat sau unul care cere ca fiecare valoare a câmpului sã fie unicã
Pentru a comuta între modurile datasheet view şi design view, se executa clic pe butonul din colţul stânga-sus al ferestrei aplicaţiei Microsoft Access
Caption (Eticheta): permite specificarea unui anumit nume atribuit câmpului, nume care va fi afişat în cadrul rapoartelor, formularelor, tabelelor.
(pentru a incheia sau pentru a indica un alt punct)